Прокисшее молоко в кофейне. Увядшие розы в холодильнике цветочного. Чёрствый хлеб к концу дня в пекарне. Списанные пузырьки просроченного сиропа. В обычном учёте эти потери просто «пропадают» между строк, и владелец видит их только в конце месяца, когда считает, куда делись деньги.
Списание — не «просто убыток», а конкретная сумма, которая должна быть отдельной строкой в отчёте. Разберём, как её считать и что с ней делать.
Почему обычный учёт прячет порчу
В стандартном учёте себестоимость проданного считается как «закупили за N ₽ × количество проданных единиц». Если из 100 пакетов молока продали 80 — себестоимость считается как 80 × закупочная цена. Что случилось с оставшимися 20 — в отчёте не видно.
А ушли они одним из трёх способов: списали по сроку, использовали для брака в тестовых напитках, «ушли неизвестно куда». И это уже реальные деньги, потраченные, но не превратившиеся в выручку.
Правильный подход — считать порчу отдельной строкой в отчёте о прибыли. Не растворять в общей себестоимости, а вынести как самостоятельную ступень.
Как выглядит отчёт со ступенью списания
Обычный отчёт:
| Выручка | 800 000 ₽ |
| Себестоимость проданного | −260 000 ₽ |
| Валовая прибыль | 540 000 ₽ |
Отчёт со списанием:
| Выручка | 800 000 ₽ |
| Себестоимость проданного | −260 000 ₽ |
| Валовая прибыль | 540 000 ₽ |
| Потери от списания молока (10%) | −26 000 ₽ |
| Потери от списания сиропов | −8 000 ₽ |
| Прибыль после списания | 506 000 ₽ |
Разница — 34 000 ₽ в месяц. Не «где-то потерялись», а конкретно вылиты в раковину.
Дальше собственник смотрит на этот блок и принимает решение. В обычном отчёте он не может — потому что не видит суммы. В отчёте со списанием — может.
Формула по каждой позиции
Считать надо в закупочных ценах, а не в продажных. Списанное молоко стоило вам 90 ₽ за литр (закупка), а не 240 ₽ (цена капучино).
Пример: списание молока в кофейне
За месяц закуплено 300 литров молока по 90 ₽/л. В капучино/латте/раф ушло 265 литров (по проданным чашкам и рецептам). Разница — 35 литров.
Списание: 35 л × 90 ₽ = 3 150 ₽ за месяц. Процент: 35 ÷ 300 = 11,7%.
Норма для кофейни — 8–15%. Ваши 11,7% — в норме, но есть куда сокращать.
Нормы по нишам
| Ниша | Основной списываемый ресурс | Норма |
|---|---|---|
| Кофейня | Молоко, сиропы, свежие сэндвичи | 8–15% |
| Цветочный | Цветы по срокам жизни | 10–20% |
| Пекарня | Готовая выпечка к концу дня | 5–15% |
| Кондитерская | Торты, пирожные с ограниченным сроком | 5–12% |
| Продуктовая розница | Мясо, рыба, зелень, фрукты | 3–10% |
Свои цифры лучше сравнивать не с этими средними, а со своим прошлым периодом. Если в мае было 12%, а в июне стало 18% — есть вопрос. Что изменилось: закупили больше, чем нужно? Ушёл барист, который лучше настраивал холодильник? Стало жарче, молоко скисает быстрее?
Топ причин списания — половина работы
Просто знать «списали на 8 500 ₽ в месяц» — не достаточно. Полезно знать причины.
Ведите короткую запись при каждом списании: дата, что списали, почему. Через месяц смотрите статистику. Обычно 70% списаний приходятся на одну-две причины.
В цветочном чаще всего: «не пошёл сорт», «перезаказали к празднику, осталось». В кофейне: «закончился срок годности молока», «испортился сироп в открытой бутылке». В пекарне: «остатки хлеба к вечеру».
Когда причина названа — решение обычно простое. Не пошёл сорт — не заказывать в следующий раз. Молоко не успевает — заказывать меньшими партиями чаще. Хлеб к вечеру — снизить объём вечерней выпечки, ввести скидку последнего часа.
Порог: когда пора действовать
Норма для кофейни 8–15% (среднее — 11%). Красный сигнал — больше 16–17%. Обычно означает: заказываете больше, чем продаёте, или где-то в процессе (хранение, обучение персонала) есть сбой.
Мониторить надо ежемесячно. В сезонном бизнесе — с разбивкой по месяцам, потому что в разные сезоны разные нормы.
Разное для товарной розницы
Для товаров без срока годности порча существует в другой форме — это заморозка на складе. Товар не портится, но лежит без движения. Считать надо не порчу, а оборачиваемость.
Подробный разбор — в статье «Сколько ваших денег лежит на складе».
Как это работает в Business Sense AI
Мы заводим списания в отдельный экран. По каждой позиции: дата, что, сколько, причина. В отчёте о прибыли появляется отдельная ступень «Потери от списания» — с суммой за месяц и топом причин.
Плюс сервис сравнивает ваш процент списания со среднеотраслевым и подсвечивает, если ушли выше красного порога. Работает для кофеен, цветочных, пекарен, кондитерских и любой рецептурной ниши.
Смотрите пример на своей нише — /dlya-kofeen, /dlya-cvetochnyh, /dlya-pekaren. Демо-отчёт открывается без регистрации.